Proceso de Subvenciones de Asistencia Pública

Elegibilidad

Roles y responsabilidades

Presentación del programa

La Asistencia Pública comienza con el Proceso de Declaración de Desastre.

Cuando un área ha recibido una declaración presidencial de emergencia o desastre mayor, entonces sus gobiernos estatales, tribales, territoriales y locales, y ciertos tipos de organizaciones privadas sin fines de lucro, pueden ser elegibles para solicitar Asistencia Pública (PA, por sus siglas en inglés).

Elegibilidad para fondos de subvenciones de Asistencia Pública

Los cuatro componentes básicos de la elegibilidad para PA son el solicitante, ls instalación, el trabajo y el costo.

• Un solicitante debe ser un estado, territorio, tribu, gobierno local o cierto tipo de organización privada sin fines de lucro.
• Una instalación debe ser un edificio, un sistema de obras públicas, un equipo o una característica natural mejorada y mantenida.
• El trabajo se clasifica como de "emergencia" o "permanente". Se requiere como resultado del incidente declarado, ubicado dentro del área de desastre designada, y es responsabilidad legal del Solicitante elegible.
• Los costos son gastos relacionados directamente con el trabajo elegible y deben estar debidamente documentados y autorizados, y deben ser necesarios y razonables. Los costos elegibles incluyen mano de obra, equipos, materiales, trabajo por contrato y costos de administración.

Tipos de trabajo elegibles

Tenga en cuenta que, para mayor simplicidad, al describir el proceso de presentación de un proyecto para recibir fondos de subvención de PA de FEMA, FEMA utiliza el término Solicitante cuando se refiere a la entidad responsable de un proyecto en lugar de hacer distinciones entre una entidad como Solicitante, Receptor o Subreceptor.

Presentación del Programa de Asistencia Pública

El modelo de presentación del programa de PA es el proceso que utiliza FEMA para presentar la asistencia de subvención de PA a los solicitantes después de una declaración presidencial de desastre. Los proyectos se clasifican según el tipo y la complejidad del trabajo del solicitante. Los flujos de trabajo son transparentes y confiables en línea a través de la herramienta de manejo de subvenciones (Grants Manager) y Grants Portal. Establece roles y responsabilidades de personal especializado, mejorando continuamente los procesos y la tecnología y el procesamiento centralizado de subvenciones para atender de manera eficiente y consistente a los solicitantes en todo el país.

Las comunidades interesadas en solicitar PA deben comunicarse con su administrador de emergencias local, estatal, tribal o territorial para comenzar el proceso y enviar un formulario de Solicitud de Asistencia Pública. Se recomienda encarecidamente a los Solicitantes que envíen sus formularios a través del Grants Portal de FEMA para un procesamiento más rápido.

FEMA trabaja con el Receptor para evaluar la capacidad y complejidad del Solicitante, al igual que los impactos y daños, y definir las necesidades operativas de personal y recursos.

FEMA trabaja con el Receptor para involucrar y educar a los Solicitantes potenciales, priorizando los compromisos con los Solicitantes que tienen proyectos complejos o que se encuentran en comunidades desatendidas. Tan pronto como sea posible después de la declaración del Presidente, el Receptor lleva a cabo sesiones informativas con los Solicitantes, donde los Solicitantes reciben orientación sobre el programa y aprenden sobre el sistema de manejo de subvenciones en línea (Grants Portal). Los Solicitantes se registran para tener acceso al sistema Grants Portal de PA y envían las Solicitudes de Asistencia Pública (RPA, por sus siglas en inglés), que luego son revisadas por el Receptor y FEMA para determinar su elegibilidad.

Una vez que se aprueba una RPA, FEMA asigna al Solicitante un Gerente de Presentación del Programa (PDMG, por sus siglas en inglés) o apoya al Solicitante a través del proceso de Solicitud Directa. El PDMG programa una Llamada exploratoria y una Reunión sobre el alcance de la recuperación (RSM, por sus siglas en inglés) para ayudar al Solicitante a identificar los impactos del desastre, las necesidades de recuperación y brinda información sobre las fechas límite y los próximos pasos.

Los Solicitantes tienen 60 días a partir de la Reunión sobre el alcance de la recuperación para identificar e informar a FEMA todos los impactos relacionados con el desastre.

FEMA luego trabaja con el Solicitante para finalizar la lista de impactos; agrupar lógicamente los impactos y los daños y trabajos asociados en aplicaciones de proyectos; realizar inspecciones del sitio para desarrollar una descripción detallada de los daños y las dimensiones relacionados con el incidente; y recopilar información y documentación adicional del proyecto.

FEMA desarrolla la descripción y las dimensiones de los daños (solo para proyectos completados/totalmente documentados), los alcances del trabajo (si no los provee el solicitante), incluidas las propuestas de mitigación de riesgos y los costos de cada proyecto.

FEMA revisa y valida toda la documentación para garantizar la integridad de los documentos, la garantía de calidad y el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones, incluida la duplicación de beneficios de seguros u otras agencias federales. Específicamente, los especialistas en Conservación Ambiental e Histórica (EHP, por sus siglas en inglés), Mitigación de Riesgos y Seguros de FEMA revisan la información y desarrollan propuestas pertinentes.

FEMA revisa la solicitud del proyecto para garantizar la integridad de la información, la elegibilidad y el cumplimiento con todas las leyes, regulaciones y políticas aplicables en temas como contratación y EHP.

Una vez que FEMA aprueba el proyecto, el Receptor revisa el proyecto para asegurarse de que el Solicitante haya abordado adecuadamente todos los impactos, métodos de reparación y costos relacionados con el incidente.

Luego, el Solicitante revisa las condiciones de la subvención incluidas en la solicitud del proyecto y firma el acuerdo con los términos del financiamiento, incluidos los requisitos para informar sobre el progreso y la finalización del trabajo del proyecto.

FEMA compromete la entrega de fondos al Receptor con base en el total elegible de un proyecto aprobado. Luego, el Receptor desembolsa los fondos al Solicitante.

Una vez que el Solicitante haya firmado todos los proyectos, FEMA se coordina con el Receptor para programar una Reunión de Transición de la Recuperación (RTM, por sus siglas en inglés). El propósito de la Reunión de Transición de la Recuperación es hacer la transición del punto de contacto de PA principal del personal de campo de FEMA con el Receptor.

El Solicitante se coordina con el Receptor para entregar a FEMA actualizaciones trimestrales sobre el estado de sus proyectos.

El Solicitante puede presentar una solicitud de enmienda para cambiar el alcance del trabajo o los costos de un proyecto o solicitar tiempo adicional para completar el proyecto. FEMA revisa todas las solicitudes de enmiendas y extensiones de tiempo para verificar la elegibilidad y el cumplimiento de las regulaciones de EHP.

El Solicitante se coordina con el Receptor para cerrar formalmente los proyectos al momento de finalizar el trabajo.

Una vez que se cierran todos los proyectos del Solicitante, el Receptor solicita el cierre del Solicitante. Una vez cerrados todos los Solicitantes, FEMA y el Receptor trabajan juntos para cerrar la adjudicación de PA de todo el desastre.